Comparador proveedores Excel - Plantilla Gratis

1. Abre la hoja Instrucciones y revisa el significado de los campos editables y calculados.
2. En Comparador, sustituye los datos amarillos por el ID de oferta, proveedor, ciudad, categoría, fecha y descripción.
3. Introduce unidades, precio unitario sin IVA, descuento e IVA. Usa porcentajes como 6 %, 10 % o 21 %, no como números enteros.
4. Añade transporte, coste financiero, plazo de entrega, días de pago y puntuaciones de calidad y servicio entre 1 y 5.
5. Comprueba las columnas calculadas: subtotal neto, importe de IVA, total con IVA, coste total efectivo y puntuaciones.
6. Consulta Resumen para revisar los indicadores, el ranking y los tres gráficos de costes, puntuaciones y recomendaciones.
7. Filtra las ofertas en Comparador por proveedor, categoría o ciudad y verifica factura, condiciones comerciales y datos fiscales antes de decidir.

La hoja Comparador (imagen 1) está diseñada para una matriz de compras con 100 filas operativas, de la 2 a la 101. Cada fila identifica una oferta mediante ID, proveedor, ciudad, categoría, fecha y descripción, y después recoge unidades, precio unitario sin IVA, descuento, tipo de IVA, transporte y coste financiero.

Una comparación basada en el coste efectivo

El precio unitario no basta cuando una oferta de 400 cajas incluye 90 € de transporte y otra entrega desde Madrid cobra 65 €. La plantilla calcula primero el subtotal neto con unidades × precio × (1 - descuento), añade el IVA y obtiene el coste total efectivo sumando transporte y financiación.

Por ejemplo, 200 unidades a 6,20 € con un descuento del 6 % generan 1.165,60 € de subtotal neto. Con IVA general del 21 %, el total con IVA es 1.410,38 €; si el transporte cuesta 55 €, el coste efectivo asciende a 1.465,38 €.

Perfiles que aprovechan el archivo

Un responsable de compras puede comparar material de oficina, embalajes, consumibles industriales o servicios logísticos con el mismo criterio. Para una pyme, el coste financiero ayuda a distinguir entre pagar a 30 días y adelantar una factura con financiación.

Un autónomo puede registrar tres presupuestos para una compra puntual y una gestoría puede documentar por qué se elige una oferta más cara pero con mejor servicio. En una familia, la estructura también sirve para comparar reformas, muebles o electrodomésticos, aunque las puntuaciones deben reflejar criterios propios.

La hoja Resumen (imagen 2) convierte las filas en un panel: número de ofertas, coste medio, mínimo y máximo, puntuación media, ofertas recomendadas y proveedor con mayor puntuación. Sus gráficos comparan coste, puntuación y distribución entre Recomendado, Válido y No prioritario.

El IVA se introduce en la columna K de Comparador y la plantilla solo ofrece 4 %, 10 % y 21 %. El 21 % es el tipo general; el 10 % y el 4 % se aplican únicamente cuando el bien o servicio encaja en los supuestos legales correspondientes, por lo que no debes elegirlos para abaratar artificialmente una oferta.

Qué importe comparar en una empresa

La fórmula calcula el IVA sobre el subtotal neto, no sobre el transporte ni sobre el coste financiero introducidos en N y O. Por eso debes revisar cómo factura el proveedor esos conceptos y mantener un criterio homogéneo entre presupuestos.

Con una base neta de 1.165,60 €, el IVA al 21 % es 244,78 € y el total con IVA queda en 1.410,38 €. Al añadir 55 € de transporte y 0 € financieros, el coste total efectivo es 1.465,38 €. Si el IVA soportado es deducible, el análisis interno puede separar coste económico e importe de tesorería, pero el ranking del archivo usa el total con IVA.

Relación con la gestión fiscal

Una pyme o un autónomo en régimen de deducción de IVA debe conservar la factura y comprobar NIF, base, tipo aplicado y cuota. El IVA soportado se revisa al preparar el modelo 303, que se presenta normalmente dentro de los 20 primeros días naturales del mes siguiente al final del trimestre, con la excepción del cuarto trimestre, cuyo plazo llega hasta el 30 de enero.

La plantilla no presenta modelos de la AEAT ni determina la deducibilidad fiscal. Sí deja registrada la información necesaria para contrastarla con el libro de facturas recibidas y con la contabilidad conforme al PGC.

Técnicamente, las columnas J, L, M, P, U, V y W contienen fórmulas en las 100 filas. La puntuación económica toma como referencia el menor coste efectivo y la puntuación total aplica 50 %, 30 % y 20 %; las celdas protegidas conceptualmente no deben sustituirse por valores manuales.

El fallo más caro es comparar el precio unitario y olvidar transporte, financiación o descuento. Una oferta de 3,10 € por 400 unidades parece inferior a otra de 6,20 € por 200, pero sus bases son 1.215,20 € y 1.165,60 € respectivamente antes de IVA y costes adicionales.

Confundir porcentaje con importe

En Descuento % debes escribir 6 % o 0,06 con formato porcentaje. Si introduces 6 como número, la fórmula interpreta un descuento del 600 % y el subtotal puede quedar negativo o producir un resultado absurdo.

Lo mismo ocurre con el IVA: 21 % equivale a 0,21. La validación de K limita la selección a 4 %, 10 % y 21 %, pero conviene comprobar que el tipo coincide con la factura y con la naturaleza de la compra.

Alterar las columnas calculadas

J, L, M, P, U, V y W no son campos de entrada. Si copias y pegas valores encima de P, el ranking puede seguir mostrando una posición aparentemente correcta, pero estará basada en datos antiguos o incompletos.

Otro error habitual es escribir 0 en Proveedor para indicar que no hay oferta. Las fórmulas detectan el campo B vacío; utiliza una fila sin proveedor en lugar de rellenarla con ceros.

Dar demasiado peso al precio

La puntuación total favorece el coste con un 50 %, pero calidad y servicio suman otro 50 %. Una oferta con 4,80 puntos económicos, calidad 2 y servicio 2 obtiene 3,40 puntos: queda como Válido, no Recomendado. No conviene contratarla automáticamente solo por ser la más barata.

Finalmente, revisa Q y R: 3 días de entrega y 30 días de pago no significan lo mismo que 15 días y pago anticipado. La imagen 2 permite detectar estas diferencias en el ranking antes de adjudicar el pedido.

Empieza sustituyendo las ofertas de ejemplo por presupuestos recibidos en la misma fecha. Conserva el ID de cada propuesta, por ejemplo OF-2026-001, para relacionar la fila con el correo, PDF o expediente interno de compra.

Personaliza los criterios sin romper las fórmulas

• Usa Ciudad y Categoría para filtrar compras locales, material de oficina, embalaje o transporte.
• Escribe en Observaciones condiciones como entrega completa incluida, pedido mínimo o garantía.
• Puntúa calidad y servicio con una regla fija: por ejemplo, 5 para entregas sin incidencias y 3 para un proveedor todavía no probado.

Con una compra de 2.500 € netos al 21 %, el IVA es 525 € y la salida de caja asciende a 3.025 €, antes de transporte. Introducir 40 € de transporte y 15 € financieros permite comparar un coste efectivo de 3.080 € frente a otra oferta de 3.000 € de caja sin costes añadidos.

Cómo documentar la decisión

Guarda una copia del archivo después de cerrar la ronda de presupuestos y anota en Observaciones por qué descartas una oferta. Para una pyme, esta trazabilidad resulta más útil que conservar únicamente el nombre del proveedor elegido.

Mi criterio es mantener la ponderación 50/30/20 cuando el suministro afecta a operaciones; para compras críticas, no cambiaría las fórmulas a mano. Es preferible puntuar con rigor calidad y servicio y usar la recomendación como filtro, no como sustituto de la revisión contractual.

La hoja Instrucciones (imagen 3) resume ocho pasos y explica que el ranking se basa en la puntuación total. Puedes ampliar el proceso con una carpeta SEPA de pagos o con tu sistema contable, pero el archivo no incorpora conexiones automáticas ni tablas externas.