Presupuesto vacaciones Excel - Plantilla Gratis

1. Abre la hoja Instrucciones y revisa los seis pasos incluidos antes de introducir datos.
2. Ve a Presupuesto y utiliza una fila por cada reserva, pago o gasto previsto. La hoja ya contiene ejemplos de Barcelona que puedes sustituir.
3. Completa ID, fecha prevista, destino, viajero responsable, categoría, concepto y proveedor para identificar cada partida.
4. Introduce el importe en Presupuesto previsto y, cuando se produzca el pago, rellena Gasto real. Las columnas Diferencia y % consumido se calculan solas.
5. Selecciona el Estado entre Pendiente, Reservado y Pagado, y elige el Método de pago entre Tarjeta, Transferencia, Efectivo y Bizum.
6. Revisa Resumen: allí aparecen los totales generales, el análisis por categoría, destino y viajero, además de tres gráficos.
7. Actualiza las filas después de cada reserva o gasto y conserva los justificantes; la plantilla organiza la información, pero no sustituye el control documental.

Una familia que prepara una semana en Barcelona puede registrar en Presupuesto el tren, el hotel, las comidas y las entradas sin mezclar pagos de personas distintas. La imagen 1 muestra las columnas desde ID hasta Notas: por ejemplo, VAC-001 identifica un tren Madrid-Barcelona de 180,00 € previstos y 175,00 € reales.

El diseño también encaja con una escapada en pareja, un viaje de estudios o un desplazamiento de una pyme. Un autónomo puede separar el alojamiento del transporte; una responsable de tesorería puede asignar cada partida a Carlos, María o Javier y revisar qué pagos siguen pendientes.

Registrar reservas antes de viajar

La diferencia entre presupuesto y gasto real permite trabajar con importes confirmados y estimaciones. Si el hotel previsto cuesta 720,00 € y la reserva final baja a 690,00 €, la columna Diferencia refleja -30,00 €, mientras que % consumido queda en 95,8%.

Usa una fila para cada concepto, no una sola cifra diaria. Separar 95,00 € de alimentación, 40,00 € de actividades y 25,00 € de seguro permite saber dónde se desvía el viaje cuando el total supera los 1.200,00 € previstos.

Repartir responsabilidades y revisar pagos

El campo Viajero responsable resulta útil cuando varias personas adelantan dinero. En un viaje de cuatro personas, puedes asignar una cena de 120,00 € a Javier y una reserva de 690,00 € a María, aunque después hagáis el ajuste mediante una transferencia SEPA o Bizum.

La hoja Resumen, visible en la imagen 2, concentra el presupuesto total, el gasto real, el número de pagos y el gasto medio. Sus gráficos ayudan a comparar categorías y destinos; no existe un gráfico para cada viajero, pero sí una tabla con sus importes previstos y reales.

Esta plantilla no calcula impuestos ni contabiliza facturas: organiza el coste privado o interno del viaje. Si una pyme registra un desplazamiento profesional, debe conservar las facturas y aplicar sus criterios contables del PGC fuera del archivo; el IVA del 21% no se deduce automáticamente en ninguna hoja.

En Presupuesto, las columnas I y J usan formato monetario con dos decimales. K calcula gasto real menos presupuesto previsto, y L divide el gasto real entre el presupuesto previsto; cuando I es 0, el resultado de L es 0 para evitar el error de división.

Interpretar las fórmulas del resumen

Resumen suma I4:I103 para obtener el presupuesto total y J4:J103 para el gasto real. Con 1.500,00 € previstos y 1.350,00 € reales, la diferencia total es -150,00 € y el porcentaje consumido es 90,0%.

El análisis de categorías utiliza SUMAR.SI: si transporte suma 350,00 € y alojamiento 800,00 €, puedes comparar cada bloque sin hacer cálculos manuales. Las tablas de destino incluyen Barcelona, Valencia, Sevilla y Bilbao, y el selector B3 usa una lista vinculada a esos cuatro destinos.

Estados, pagos y trazabilidad

El estado Pendiente indica que el desembolso aún no se ha producido; Reservado identifica un compromiso ya contratado y Pagado confirma el gasto. Esta distinción es más útil que mirar solo el saldo bancario: una reserva de 900,00 € puede estar pendiente de cargo aunque ya forme parte del coste esperado.

Los métodos Tarjeta, Transferencia, Efectivo y Bizum son valores de lista, no conexiones bancarias. Para una empresa, el libro diario, el modelo 347 o cualquier registro exigido por Hacienda se mantiene en el sistema contable correspondiente, no en esta plantilla.

El error más caro suele ser introducir el precio total del hotel como gasto real antes de que exista el cargo. Si reservas 690,00 € pero todavía no has pagado, deja el importe en Presupuesto previsto y usa Estado Reservado; de lo contrario, Resumen inflará el gasto real y el número de pagos pagados.

Mezclar importes por persona y por grupo

Un billete de 180,00 € para una persona y una excursión de 240,00 € para cuatro no son magnitudes comparables si no mantienes el mismo criterio. La hoja no divide automáticamente por viajeros: decide si registrar el total de la reserva o 60,00 € por persona y aplica ese criterio en todas las filas.

Otro fallo aparece al copiar una cifra con IVA incluido junto a otra sin IVA. Por ejemplo, un restaurante de 121,00 € con IVA general del 21% contiene una base aproximada de 100,00 €; para el presupuesto familiar registra el total cobrado, no la base, porque es el dinero que sale de tu cuenta.

Descuadres causados por duplicados

Si anotas una reserva de avión de 420,00 € y después registras el cargo bancario de 420,00 € como otra partida, el resumen mostrará 840,00 €. Usa una única fila para la reserva y actualiza Gasto real, o crea una segunda fila solo si representa un concepto distinto, como una comisión de 12,00 €.

También revisa las fechas: Excel puede mostrar 10/06/2026, mientras que un texto importado puede no comportarse como fecha. Ordena con el autofiltro y comprueba que cada ID sea único; VAC-001 repetido dos veces dificulta localizar el origen de un exceso de 175,00 €.

Ignorar los negativos de la diferencia

Una diferencia de -30,00 € significa que has gastado menos de lo previsto, no que exista una pérdida. En cambio, +80,00 € en una partida presupuestada en 500,00 € revela un exceso del 16%; prioriza esas filas antes de recortar gastos pequeños de 5,00 €.

Empieza sustituyendo los ejemplos de Barcelona por tus destinos y conserva la estructura de columnas. Si tu presupuesto total es de 2.400,00 € para 8 días, una primera distribución razonable puede ser 900,00 € de alojamiento, 500,00 € de transporte, 640,00 € de alimentación y 360,00 € para actividades, seguro y compras.

Personalizar categorías sin romper los cálculos

Puedes reutilizar Otros para conceptos como visados, equipaje o aparcamiento, pero no cambies las categorías existentes en la tabla de Resumen sin actualizar sus etiquetas. El resumen calcula Transporte, Alojamiento, Alimentación, Actividades, Seguro, Compras y Otros mediante coincidencia exacta.

• Para un viaje con niños, usa Concepto para anotar sillita, material de playa o entradas infantiles.
• Para un viaje de empresa, escribe el centro de coste o proyecto en Notas y conserva la factura vinculada.
• Para repartir gastos, utiliza Viajero responsable y exporta después la tabla de importes por persona.

Revisar el archivo antes de salir

Haz una revisión semanal: si llevas 1.050,00 € reales frente a 1.200,00 € previstos, todavía quedan 150,00 € de margen. No confundas ese margen con efectivo disponible si la tarjeta aún tiene cargos pendientes.

La hoja Instrucciones, que aparece en la imagen 3, recuerda usar una fila por reserva o gasto, completar presupuesto y gasto real, actualizar estados y conservar justificantes. La plantilla tiene 100 filas preparadas; si necesitas más, copia las fórmulas de K y L y amplía las referencias de Resumen antes de introducir nuevos registros.