Tarifa Freelance Excel - Plantilla Gratis

1. Rellena tus datos de entrada en la hoja Tarifa_Freelance: horas facturables, gastos, cuota de RETA y objetivo de margen.
2. Revisa el tipo de IVA de tu actividad y comprueba que la tabla de referencia está alineada con tu caso.
3. Introduce tus horas reales y tu sueldo neto objetivo para que la plantilla calcule la tarifa necesaria.
4. Usa la hoja Proyectos para anotar cliente, horas previstas, coste y precio ofertado.
5. Mira el Dashboard para detectar si tu tarifa cubre gastos y deja margen suficiente.
6. Actualiza los datos cada mes si cambian tu carga de trabajo, tus costes o tus cuotas.

La hoja Tarifa_Freelance parte de un esquema muy usado por autónomos que facturan por horas: costes fijos, gastos variables, cuota de RETA, IRPF estimado y horas facturables. Con 450 € de gastos fijos, 294 € de RETA y un margen del 20%, la tarifa cambia mucho si facturas 110 horas o solo 80 al mes.

La plantilla está pensada para perfiles como diseñadores, consultores, programadores y redactores que trabajan con precios cerrados o por hora. Si tu jornada real es de 160 horas pero solo cobras 110, el resto del tiempo tiene que quedar absorbido por tu tarifa; si no, trabajas por debajo de coste.

Horas facturables frente a horas totales

La diferencia entre horas facturables y horas totales es la que suele romper los presupuestos. Por ejemplo, 110 horas facturables sobre 160 trabajadas significan una ocupación del 68,75%; si bajas a 90 horas, tu tarifa necesaria sube aunque tus gastos no cambien.

Precio por hora, por mes y por proyecto

En España, muchos autónomos usan una tarifa base por hora y luego la convierten a proyecto. Si tu coste total mensual ronda 1.200 € y quieres ganar 600 € netos, necesitas cubrir 1.800 € antes de impuestos; repartir eso entre 110 horas da una referencia mucho más sólida que improvisar un precio redondo.

Qué hace el dashboard

El panel resume tarifa media, ingresos previstos y margen estimado para que veas si estás por encima de tu suelo de rentabilidad. Eso te evita aceptar un proyecto de 900 € que te ocupa 20 horas y te deja una tarifa efectiva demasiado baja para sostener el negocio.

La plantilla separa el precio neto de los impuestos para que no mezcles base imponible con cobro final. En una factura de 1.000 € de base, el IVA general del 21% añade 210 €, y si aplicas una retención de IRPF del 15%, el cliente te ingresará 1.060 € en vez de 1.210 €.

Para actividades profesionales, la retención habitual es del 15%; los nuevos autónomos pueden aplicar el 7% durante los primeros tres años de actividad si cumplen los requisitos del artículo 101 de la Ley del IRPF. La declaración trimestral del IVA se presenta con el modelo 303 en los 20 primeros días naturales del mes siguiente al trimestre, salvo el cuarto trimestre, que va hasta el 30 de enero.

Por qué separar IVA, IRPF y precio base

Si cobras 50 € la hora sin separar impuestos, puedes creer que ganas bien y en realidad estar financiando a Hacienda. Con 20 horas a 50 € son 1.000 € de base; el IVA no es ingreso tuyo y la retención tampoco es coste, pero ambos alteran el cobro y la tesorería.

Cuota de autónomos y margen real

La cuota de RETA por tramos de rendimientos netos puede cambiar el beneficio real más de lo que parece. Si tu precio mensual cubre 2.500 € y tienes 450 € de gastos, 294 € de cuota y 15% de IRPF estimado, el margen disponible baja rápido si no subes tarifa cuando aumenta tu carga de trabajo.

Posición técnica clara: tarifa fija o por hora

Para servicios repetitivos con alcance cerrado, la tarifa por proyecto suele ser mejor porque te protege si haces el trabajo en menos horas. Para trabajos con alcance cambiante, la tarifa por hora reduce el riesgo de regalar horas; con 12 cambios de alcance en un mes, un precio cerrado mal calculado suele salir peor que facturar por tiempo.

That trade-off becomes clearer when you compare your fixed monthly costs with the income each pricing model leaves behind, which is exactly what the break-even template shows.

El fallo más caro es calcular solo sobre el tiempo que te lleva hacer el trabajo y olvidar el tiempo no facturable. Si trabajas 160 horas al mes pero solo 100 son cobrables, una tarifa de 30 € por hora no te deja el mismo resultado que una ocupación del 80%.

No incluir la cuota de RETA ni los meses flojos

Muchos autónomos calculan como si fueran a vender 12 meses iguales. En la práctica, un mes de 3.000 € y otro de 1.200 € no cubren igual los 294 € de RETA, los impuestos trimestrales y los meses con menos encargos.

Confundir precio de venta con beneficio

Otro error típico es usar el importe facturado como si fuera beneficio neto. Una factura de 2.000 € con 21% de IVA y 15% de IRPF no equivale a 2.000 € disponibles; si además tienes 450 € de costes, el resultado real se parece mucho menos a lo que aparenta la factura.

Redondear por intuición

Poner 25 €, 30 € o 35 € por hora porque suena razonable suele ser una mala idea. Si el cálculo te da 41,80 € y redondeas a 35 €, en 100 horas de trabajo estás dejando 680 € sobre la mesa.

The same logic applies to sales forecasting: rounding down without projecting the months ahead can hide the gap between what you charge and what you actually keep.

La plantilla admite ajustes rápidos para distintos tipos de autónomo. Si haces trabajos por paquete, puedes usar el coste por hora como base interna y luego convertirlo a presupuesto cerrado añadiendo un colchón del 10% al 15% para cambios de alcance.

Añade tus propios costes

Puedes incluir software, gestoría, coworking, seguros o suscripciones mensuales. Si sumas 60 € de software, 80 € de gestoría y 120 € de coworking, ya tienes 260 € adicionales que conviene meter en la base antes de fijar tarifa.

Úsala para negociar mejor

Si un cliente pide rebajar precio, prueba a reducir alcance en lugar de bajar tarifa. Una rebaja del 10% en una oferta de 1.500 € son 150 € menos; recortar dos horas de revisión o una ronda de cambios suele proteger mejor tu margen.

Amplíala con comparativas

También puedes copiar la hoja de proyectos para comparar clientes, sectores o meses. Eso te ayuda a ver si te compensa más una cuenta de 12 horas a 45 € o una de 25 horas a 32 €, que en bruto parecen parecidas pero en disponibilidad real no lo son.